Ukoliko želiš da koristiš ovu olakšicu, imaš obavezu vođenja posebne evidencije za svakog zaposlenog u kojoj ćeš prikazivati sve podatke koji se odnose na podatke o radu zaposlenog i uslove za ostvarivanje ove olakšice za tog zaposlenog.
Evidencija mora da sadrži:

• informacije o radnom vremenu zaposlenog za koga se koristi olakšica (uključuju radno vreme i radno vreme na poslovima istraživanja i razvoja informacije o tome koliko je zaposleni proveo vremena na radu u tom mesecu i koliko je vremena radio na poslovima istraživanja i razvoja u tom mesecu radno vreme zaposlenog na drugim poslovima, odsustvo zaposlenog)
• informacije u vezi sa zaradom zaposlenog i drugim primanjima koje ostvaruje na osnovu rada za poslodavca (iznos zarade sa porezima i doprinosima, nagrade bonusi, iznos naknade zarade za period odsustva zaposlenog)

Osim evidencije koja se odnosi na svakog zaposlenog, kao poslodavca imaš obavezu pripreme dokumentacije koju će poreski inspektor analizirati u slučaju kontrole:

• opis projekta sa ciljevima, fazama i planiranim aktivnostima u svakoj fazi projekta sa mišljenjima stručnjaka koji su angažovani na realizaciji projekta
• budžet i očekivani rezultati projekta
• godišnji izveštaj o odstupanju od budžeta projekta
• izveštaj zaposlenog koji radi na poslovima istraživanja i razvoja o njegovim aktivnostima u radu za poslodavca i izjavu zaposlenog da su podaci iz izveštaja o njegovim radnim aktivnostima istiniti
• izveštaj o napretku u realizaciji projekta i postignutim rezultatima od strane direktora
• izjavu direktora da su evidencije o zaposlenima na poslovima istraživanja i razvoja kompletne, da je najmanje 90% svih zaposlenih angažovano na poslovima istraživanja i razvoja i da se aktivnosti realizacije projekta obavljaju u Srbiji

Od navedenog, prilikom podnošenja poreske prijave, dužan si da imaš:

• evidencije o radu zaposlenih na poslovima istraživanja i razvoja
• izveštaj zaposlenog koji radi na poslovima istraživanja i razvoja o njegovim aktivnostima u radu za poslodavca
• izjavu direktora da su evidencije o zaposlenima na poslovima istraživanja i razvoja kompletne, da je najmanje 90% svih zaposlenih angažovano na poslovima istraživanja i razvoja i da se aktivnosti realizacije projekta obavljaju u Srbiji

Ova olakšica ne može se kombinovati sa drugim olakšicama i podsticajima, izuzev:

• istovetne olakšice za oslobađanje od plaćanja doprinosa za obavezno socijalno osiguranje
• korišćenja podsticaja koji se odnosi na umanjenje poreza na dobit pravnog lica kroz uvećanja troškova u vezi sa istraživanjem i razvojem u dvostrukom iznosu